Ressources pour OPAC : Performance, Ingénierie & Conformité 

📰 Décret du 1er avril 2024

De nouvelles dispositions ont renforcé les exigences de la certification Qualiopi, notamment en ce qui concerne la sous-traitance. Ces mesures visent à garantir une meilleure qualité des formations et à lutter contre la fraude.

➡️ Décret applicable au donneur d’ordre et non au sous-traitant

➡️ Pour les actions éligibles au CPF ****sous peine de déréférencement de la plateforme EDOF

📈 Principaux changements

🎓 Certification obligatoire des sous-traitants (sous conditions)

➡️ Les sous-traitants qui réalisent des actions de formation éligibles au CPF et qui ne sont pas affiliés à un régime micro-social avec un chiffre d'affaires inférieur à 77 700 € HT doivent désormais être certifiés Qualiopi

➡️ Cette obligation s'applique également si le sous-traitant dispense la totalité de la formation, quelle que soit sa taille

📒 Encadrement de la sous-traitance

➡️ Plafond de sous-traitance : Les organismes de formation certifiés Qualiopi ne peuvent sous-traiter plus de 80% de leur chiffre d'affaires lié aux actions éligibles au CPF

➡️ Contrôle accru : Les donneurs d'ordre doivent mettre en place des dispositifs de contrôle pour s'assurer que les sous-traitants respectent bien les exigences de la certification Qualiopi

❌ Interdiction du "portage Qualiopi"

➡️ La pratique consistant à faire figurer un organisme certifié Qualiopi sur un contrat de formation alors que la prestation est réellement réalisée par un organisme non certifié est désormais interdite

📝 Selon le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 :

📌 Non-conformité mineure : la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. À noter : si l’organisme de formation cumule 4 non-conformités mineures, la 5ème devient une non-conformité majeure.

📌 Non-conformité majeure : la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Indicateurs uniquement en non-conformité majeure : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32

📝 Impact sur la certification :

📌 Non-conformité mineure : n'empêche pas la délivrance du certificat Qualiopi, mais doit faire l'objet d'un plan d'action à présenter lors du prochain audit.

📌 Non-conformité majeure : bloque la délivrance du certificat Qualiopi et doit être corrigée dans les 3 mois suivant l'audit.

Maîtriser la distinction entre les non-conformités majeures et mineures est crucial pour les organismes de formation engagés dans la démarche Qualiopi.

↪️ Deux situations peuvent se présenter :

1️⃣Erreur de compréhension

Lors de l'audit, l'auditeur met en évidence une non-conformité. Un échange s'engage et vous constatez avoir transmis un document incorrect. Vous le remplacez immédiatement par celui requis, résolvant ainsi la situation.

2️⃣Preuve manquante

L'auditeur et vous avez convenu d'une non-conformité. Pour la lever, identifiez précisément l'indicateur concerné et recherchez la preuve manquante. Vous pourrez la présenter lors de la réunion de clôture.

1️⃣Plan d’action détaille les actions correctives :

🕛 En précisant les délais de mise en œuvre

👥 En identifiant les personnes responsables de leur réalisation

📋 Avec des étapes claires et mesurables pour résoudre la non-conformité.

↪️ Transformer une non-conformité en levier d'amélioration ? Tout commence par un plan d'action solide.

2️⃣Actions correctives

📃 Apporter la preuve formelle de la mise en place de ces actions

❌ Eviter leur répétition

📌 Non-conformité mineure

✉️ Communication du plan d’action dans un délai de 3 mois

📝 Mise en œuvre des actions dans un délai de 6 mois

🔍 Vérification de la mise en œuvre des actions correctives lors du prochain audit

📌 Non-conformité majeure

✉️ Communication du plan d’action dans un délai de 3 mois

🔍 Vérification de l’efficacité des actions correctives dans un délai de 3 mois

1. Diminuer l'impact du départ d'un collaborateur 

2. Intégrer plus rapidement les nouveaux collaborateurs 

3. Clarifier les responsabilités et les tâches 

4. Limiter les conflits 

5. Assurer une qualité constante 

6. Optimiser les processus 

7. Développer une intelligence collective 

1. Définir les objectifs et le périmètre du projet 

2. Planifier et organiser le projet 

3. Animer et piloter le projet 

4. Evaluer et capitaliser sur les résultats 

5. Clôturer le projet 

1. Vos besoins spécifiques : taille de votre organisme ; type de formations ; nombre de collaborateurs ; objectifs

2. Les fonctionnalités essentielles : catalogue en ligne ; inscription en ligne ; suivi des parcours de formation ; évaluations ; certifications ; communication ; intégration avec d'autres systèmes

3. Ergonomie & facilité d'utilisation : interface intuitive ; expérience utilisateur

4. Coût & modèle économique : budget ; retour sur investissement 

5. Sécurité & conformité : protection des données ; conformité réglementaire 

6. Support & accompagnement : service client ; formation 

7. Evolutivité : flexibilité ; mise à jour 

1. Fonctionnalités clés : création de contenu ; parcours d'apprentissage personnalisés ; suivi des apprenants ; évaluations ; certifications ; collaboration ; intégrations ; gamification ; intelligence artificielle 

2. Ergonomie & expérience utilisateur : interface intuitive ; expérience mobile ; personnalisation 

3. Coût & modèle économique : budget ; retour sur investissement 

4. Sécurité & conformité : protection des données ; sécurité des accès ; hébergement 

5. Support & accompagnement : service client ; formation ; communauté d'utilisateurs 

6. Evolutivité : flexibilité ; mise à jour 

1. Programme de formation : pré-requis ; objectifs ; durée ; modalités & délais d'accès ; tarifs ; contact ; méthodes mobilisées ; modalités d'évaluation ; accessibilité aux personnes en situation de handicap (PSH) => Conformité du contenu pédagogique aux besoins

2. Devis et/ou bon de commande : description des prestations ; prix des prestations ; durée de validité ; identification de l'entreprise & du client => Les organismes financeurs exigent un devis avant de fournir leur aide financière 

3. Contrat de formation : un contrat de droit privé signé entre le stagiaire et l’organisme de formation selon les articles L.6353-3 à L.6353-7 du Code du travail => Il officialise les relations entre le client (personne physique) et l’organisme de formation

4. Convention de formation : énumère les conditions de déroulement de la prestation et les règles applicables en cas de litige. => Elle officialise les relations entre le client (personne morale) et l'organisme de formation 

5. Contrat de sous-traitance : dispositions ; modalités financières ; nature & objet du contrat ; durée du contrat ; obligations du donneur d'ordre & du sous-traitant => Il sécurise la relation commerciale entre les 2 parties et évite le risque de litige

6. Règlement intérieur : règlements qui expliquent les mesures de santé et de sécurité au sein de l’établissement => Selon les articles L.6352-3 et L.6353-4 du Code du travail, il est établi maximum 3 mois après le début de l’activité. 

7. Convocation de formation : dates ; lieu & plan d'accès ; horaires ; objectifs ; coordonnées ; informations pratiques & logistiques ; équipements nécessaires => Elle est destinée aux apprenants

8. Feuille d'émargement : signée par le formateur et les stagiaires après chaque demi-journée de formation ; contrôle les retards, les absences et l’assiduité des stagiaires => Elle sert de preuve juridique de l'action de formation

9. Attestation de formation : objectifs ; nature & durée ; résultat de l'évaluation des acquis => Elle atteste l'acquisition de réelles compétences dans un contexte professionnel

10. Certificat de réalisation :nom du stagiaire ; intitulé de la formation suivie ; dates de la formation => Il permet aux OPCO de contrôler la réalisation des actions de formation financées

11. Facture : date de la prestation ; description de la prestation ; prix de la prestation ; identification de l'entreprise & du client => Elle est transmise aux financeurs (clients, OPCO, EDOF) pour le règlement

1. Le diagnostic : posez les bases de votre conformité 

• Analyse des activités de collecte de données : identifiez les processus qui impliquent la collecte de données personnelles, en commençant par ceux qui concernent plusieurs publics. 

• Passer en revue les outils numériques : déterminez si vous utilisez des logiciels ou des prestataires externes pour gérer ces activités et identifiez vos principaux fournisseurs et sous-traitants. 

• Vérification des formulaires de consentement : assurez-vous que vous obtenez le consentement des personnes concernées avant de collecter leurs données personnelles. 

• Evaluation de la conformité aux exigences du RGPD : analysez vos traitements de données (finalités, supports, sécurité, durées de conservation) pour vous assurer qu'ils respectent le RGPD. 

2. Le registre des activités : documentez votre conformité

• Création d'un registre des activités de traitement : renseignez une fiche pour chaque activité de collecte de données 

• Description précise des finalités : soyez précis et concrets dans la description des objectifs de chaque traitement de données.

• Identification des mesures de sécurité :  documentez les mesures organisationnelles et techniques que vous avez mises en place pour protéger les données (contrôle d'accès, traçabilité, protection des logiciels, sauvegarde, etc.). 

• Détermination des durées de conservation : basez-vous sur les délais légaux de prescription pour définir la durée pendant laquelle vous conserverez les données. 

3. Consentement & information : renforcez la confiance 

• Mettre à jour la politique de confidentialité : intégrez les exigences du RGPD dans votre politique de confidentialité et assurez-vous qu'elle est facilement accessible sur votre site web. 

• Révision du règlement intérieur : ajoutez une section dédiée à la protection des données personnelles dans votre règlement intérieur. 

• Création d'une charte RGPD : rédigez une charte RGPD pour formaliser votre engagement en matière de protection des données et sensibiliser vos collaborateurs. 

4. Sous-traitance & sensibilisation : maitrisez votre écosystème 

• Vérification de la conformité des sous-traitants : assurez-vous que vos prestataires et sous-traitants respectent également les exigences du RGPD en matière de protection des données. 

• Mise à jour des contrats : intégrez des clauses RGPD dans vos contrats avec vos sous-traitants pour formaliser vos obligations respectives. 

• Sensibilisation des collaborateurs : organisez des sessions de formation pour sensibiliser vos collaborateurs aux enjeux du RGPD et à leurs responsabilités en matière de protection des données. 

1. Analyse de votre formation présentielle 

• Quels sont les objectifs pédagogiques ? 

• Quelles sont les méthodes actives utilisées ? 

• Quels sont les supports pédagogiques ? 

2. Choix de la plateforme et des outils 

• Sélectionnez une plateforme e-learning adaptée à vos besoins et à votre budget 

• Choisissez les outils numériques qui vous permettront de créer des contenus interactifs et engageants 

3. Réaménagement des contenus 

• Adaptez les supports : Les diapositives devront être plus visuelles et moins textuelles 

• Créez des activités interactives : Quiz, exercices, forums de discussion... 

• Enrichissez vos contenus : Vidéos, podcasts, simulations... 

4. Repenser la pédagogie 

• Favorisez l'autonomie de l'apprenant : Proposez des parcours personnalisés 

• Stimulez l'interaction : Mettez en place des espaces d'échange et de collaboration 

• Accompagnez les apprenants : Soyez présent pour répondre à leurs questions 

❌ Le copier-coller, c'est non !

Il est essentiel de comprendre que la formation en ligne nécessite une approche pédagogique spécifique. En adaptant vos méthodes et en utilisant les outils numériques de manière stratégique, vous créerez des expériences d'apprentissage plus efficaces et plus engageantes pour vos apprenants.

1. Méthode expositive : Le formateur éclaire le savoir par des exposés, des présentations PowerPoint ou des vidéos. Il s'agit d'une approche traditionnelle où l'apprenant est un récepteur passif. 

2. Méthode interrogative : Le formateur pose des questions pour amener les apprenants à réfléchir, construire leurs propres savoirs et formuler leurs hypothèses. C'est une approche basée sur le dialogue et l'échange. 

3. Méthode active : Les apprenants manipulent, expérimentent, résolvent des problèmes et réalisent des projets pour s'approprier les connaissances. Les apprenants sont au centre de l'apprentissage. 

4. Méthode expérientielle : Les apprenants sont plongés dans des situations réelles ou simulées pour s'approprier les connaissances et développer des compétences. Jeux de rôle, simulations, études de cas... sont autant d'outils utilisés. 

5. Méthode démonstrative : La méthode démonstrative met l'accent sur l'observation et la pratique pour transmettre des savoirs et des compétences. Le formateur montre, explique et décompose les étapes d'une tâche ou d'un concept, puis les apprenants reproduisent ce qu'ils ont observé. 

6. Méthode hybride : Cette méthode combine différentes méthodes pédagogiques pour créer une expérience d'apprentissage riche et stimulante. Elle permet de s'adapter aux différents besoins et styles d'apprentissage des apprenants.